对账函格式(【办公技巧微课程】一劳永逸的“智能”对账函)

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做为财务人员,定期出具对账函,进行客户、供应商、关联方的往来核对,是最常规的工作之一。在《【年终决算实例】连载三》中,邦邦财详细介绍了从下发函证通知到对账差异处理的整套流程。今天邦邦财要和大家分享如何制做一劳永逸的“智能”对账函。
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日常对账中,成百上千家客商信息,我们要逐家“Ctrl+C”“Ctrl+V”到对账函里吗?NO!运用表单控件,经过三步,一键生成“智能”对账函,不问西东,无惧多少。第一步,整理发函信息清单;第二步,通过Vlookup函数建立信息清单和对账函桥梁的关联关系;第三步,插入并设置表单控件,建立对账函桥梁和对账函的关联关系。搞定!
下面以供应商对账函为例,一起来看下吧!
第一步:整理发函信息清单
对账函上的编号、供应商名称、应付或预付余额等是根据不同供应商进行变化的,需要提前整理好。
根据对账函上这些变化要素整理发函清单,清单中包含“序号”、“对账函编号”、“供应商名称”、“期末借方余额”、“期末贷方余额”,如下图所示:
第二步:建立信息清单和对账函桥梁的关联关系
信息清单和对账函的关联关系,通过设立对账函桥梁实现。
设立对账函桥梁并通过Vlookup函数获取对应信息。在对账函右方设立对账函桥梁,通过发函信息清单第一列的序号,用Vlookup函数依次在对账函桥梁中查找关联到“对账函编号”、“供应商名称”、“期末借方余额”、“期末贷方余额”等。
将对账函桥梁信息通过“=”或“&”等引用到对账函模板相应位置,设立对账函桥梁和对账函模板的映射关系。
第三步:建立对账函桥梁和对账函的关联关系
在对账函桥梁序号列左侧插入数值调节纽(窗体控件),并设置序号列单元格为控制链接。点击窗体控件,不同供应商的对账函点击生成!

通过以上三步,“智能”对账函就生成了,但是需要注意的是:
1、清单中的“序号”列是唯一的,一个序号对应一个供应商,不能存在同一序号对应多家供应商的情况。
2、打印纸质对账函时,需要将对账函模板右侧对账函桥梁信息隐藏。
3、需要发送电子版对账函时,先将对账函信息粘贴为数值格式,删掉清单信息后再送。以免其他供应商的信息外泄。
简单、高效、小技巧!
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供 稿 | 柴艳艳
编 辑 | 何晓瑞
排 版 | 刘浩晴
总 编 | 李整妮
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